ПОЈАМ АРХИВА И АРХИВСКЕ ГРАЂЕ

Ријеч архив потиче од грчке речи arheion. Првобитно, ова ријеч је означавала зграду (archo). У латинском језику пренијета је као archivium. Ријеч архив коришћена је веома дуго чак и у ХХ вијеку, у више значења. Веома често је коришћена за зграду архива или дио зграде (депо) у који је смештена архивска грађа. Најчешће је означавала, а и сада често подразумјева, архиву писарнице и простор где се смјешта и чува грађа послије архивирања завршених предмета. Користи се, не ријетко, за фондове, односно регистратурски материјал и архивску грађу институција док се она налази код њихових стваралаца. Личним архивима назива се грађа настала из дјелатности појединаца. Такође, неке врсте архивске грађе и регистратурског материјала називају се овим термином, као, на пример, „архив документације“, „архив фотографија“, „архив аудио-визуелних материјала“, „архив новинских исјечака”, итд. Термин архив користи се и код неких часописа, као што су „Архив за правне и друштвене науке“, „Архив за хигијену и рад“ и слично.

Код нас се ријеч архива веома дуго (све до 1964. године), користила за архиве као самосталне институције. Ова ријеч је као појам архива коришћена у свим архивским прописима, од првог закона из 1898. године па до Општег закона о архивској грађи 1964. године, односно Републичког закона о архивској грађи и архивској служби из 1967. године.

На друштвени положај и цјелокупни развој архива као самосталне институције пресудну улогу имала је буржоаска револуција, која је, поред осталог, донијела битно промјењен однос према друштвеним наукама, а тиме и историографији. Промјењени однос према историографији мијења суштински однос према архивској грађи. Тако архив, који је дуго времена био „складиште докумената” правно-доказне вредности и значаја, прераста у архив као државну институцију која се стара о документима од значаја за науку, историју, културу и друге друштвене потребе.

Полазећи од статуса, делокруга рада, функција и надлежности, под појмом архив, у савременом значењу, подразумјева се управна и културно-научна самостална институција. Специфичност и разнородност функција и надлежности савременог архива узрокована је друштвеним развојем и његовим потребама. Да би архив одговорио захтевима савременог друштва он је нужно морао постати управна и културно-научна државна институција.

Ове три компоненте чине основу на којој се заснивају његове функције и надлежности код нас и у свијету. Савремене архиве, према њиховим надлежностима, можемо сврстати на опште и специјализоване архиве.
У надлежностима општих архива је архивска грађа и регистратурски материјал као извор архивске грађе свих институција по основу утврђене стварне и територијалне надлежности. На основу стварне надлежности архиви општег типа обављају заштиту архивске грађе републичких и покрајинских архива. У надлежности Републичког архива (Архива Србије) је архивска грађа и регистратурски материјал републичких институција, а у надлежности покрајинских архива (Архива Војводине и Архива Косова и Метохиje) архивска грађа покрајинских институција. У надлежности градских (међуоппштинских) општих архива је архивска грађа и регистратурски материјал институција са територије за коју су основани, изузев грађе која је у надлежности републичког и покрајинских архива и специјализованог архива.

У надлежности специјализованог архива је грађа одређене институције или одређене врсте архивске грађе. По том основу, Министарство унутрашњих послова и Српска академија наука и уметности имају свој архив, са статусом организационих јединица, у чијој су надлежности заштита архивске грађе и регистратурског материјала који те институције стварају. Специјализован архив за одређену врсту архивске грађе не постоји, као што то имају неке земље Европе, у саставу архивске мреже. Иако не носи назив архив, Кинотека у Београду је, у суштини, специјализовани архив за филмску грађу.

Да би се дошло до савременог термина и дефиниције шта се подразумева под појмом архивска грађа као културно добро од значаја за науку, културу и друге друштвене потребе, требало је да се створе одређене друштвене околности и развије архивистичка теорија и пракса. Друштвено схватање значаја и поимања архивске грађе ишло је паралелно са развојем друштвене свести и друштвеним наукама, посебно историографијом.

Функције и надлежности савременог архива произлазе из друштвених потреба, статуса, делатности и његовог циља оснивања. Полазећи од ових основних чинилаца, функција и надлежности архива се могу сврстати у три основне групе: управна, културна и научна.

Управне функције и надлежности произлазе из статуса архива као органа управе. Једно вријеме код нас (у време самоуправљања) архиви су имали статус радне организације. Тада нису могли да имају надзор у погледу заштите архивске грађе и регистратурског материјала ван архива, што се негативно одразило на ефикасност обављања функције заштите. Сада поново имају статус органа управе. Статус органа управе омогућава да архиви могу обављати стручни надзор у погледу архивирања, чувања, стручног одржавања регистратурског материјала, утврђивања и одабирања архивске грађе из регистратурског материјала и излучивања безвриједног регистратурског материјала и преузимања архивске грађе доспјеле за предају.
Културне функције и надлежности садржане су у преузимању, смештају и чувању архивске грађе, стручној обради архивске грађе фондова и збирки, изради општих и посебних средстава евиденција о архивској грађи и регистратурском материјалу ван архива и у архиву. Архив се стара о смјештају и условима под којима се чува архивска грађа, обезбјеђује услове за коришћење архивске грађе у научне, друштвене и оперативне потребе, као и за потребе физичких лица. Обезбјеђује физичку и технолошку заштиту архивске грађе, услове за информисање о архивској грађи. Обавља послове културно-просветне дјелатности. Пружа информације о садржају архивске грађе и могућностима њеног коришћења.

Научне функције и надлежности обухватају најважније активности из домена теоријско-практичног рада истраживањем и проучавањем, служећи се научним методама рада. Ту спадају: послови садржајног вредновања регистратурског материјала и одабирања архивске грађе на основу листа категорије регистратурског материјала са роковима чувања; израда прелиминарних историјских белешки са класификационим планом и методским упутством за сређивање фондова и збирки; израда научноинформативних средстава фондова и збирки (сумарни и аналитички инвентар, регеста, индекс и сл.); истраживања и снимања архивске грађе ради комплетирања архивске грађе; публиковање архивске грађе и информативних средстава; изградња информативног система и утврђивање његових стандарда; припреме изложби, предавања и друго.

 

Извор: Богдан Лекић, Архивистика, Београд 2006, 24-26 стр